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痛點問題解答

▍問：檔案數字化較傳統檔案管理的優勢有哪些？

提高經濟效益

過去(qù)一(yī)直使用粗放(fàng)型模式即以增加辦公人員(yuán)和辦公費(fèi)用爲解決這一(yī)難題的唯一(yī)手段，緻使管理成本大(dà)幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙(zhǐ)質爲載體(tǐ)的檔案信息對象轉爲機讀檔案，不僅節約了保管費(fèi)用，節省了占地空間，而且查閱起來極爲方便迅速，從而避免了反複印制資(zī)料而造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)的浪費(fèi)。

提高辦公效率

數字化檔案管理使資(zī)料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門爲例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準确的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，爲領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資(zī)料變得非常簡單，真正讓辦公人員(yuán)做到足不出戶便可知(zhī)曉天下(xià)大(dà)事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成爲“無牆界檔案”，檔案庫也從文件實體(tǐ)的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中(zhōng)心。

增強檔案原件保護

将紙(zhǐ)制檔案轉變爲數字化電子檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對曆史久遠的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護，另外(wài)，通過檔案的數字化處理後，防止了部分(fēn)檔案篡改的行爲。